Het beheer en de doorontwikkeling van de a.s.r. Vitality app en de verwerkingen van persoonsgegevens in deze app, worden in opdracht van a.s.r. Vitality uitgevoerd door de Discovery Groep. Zij zijn hiermee verwerker voor a.s.r. Vitality. a.s.r. Vitality is verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.

Discovery is onze partner in Zuid-Afrika die wereldwijd het Vitality programma via verschillende partners in de markt zet. De a.s.r. Vitality app is in samenwerking met Discovery ontwikkeld en alle data binnen de app wordt beheerd op een platform van Discovery Groep in Frankfurt. Hiermee vallen alle verwerkingen van persoonsgegevens onder de reikwijdte van de AVG. Discovery heeft geen toegang tot persoonsgegevens van deelnemers, tenzij dit noodzakelijk is voor het oplossen van een technisch probleem of het uitvoeren van onderhoud aan de app. Conform onze overeenkomst met Discovery is de Europese privacywetgeving op deze afspraken van toepassing. Om er zeker van te zijn dat Discovery de contractuele verplichtingen nakomt, worden er periodieke controles uitgevoerd.

Op het moment dat jij jouw activity tracker koppelt aan de a.s.r. Vitality app, dan geef je toestemming aan de leverancier van jouw activity tracker om activiteitgegevens te delen met a.s.r. Vitality. Dit gaat via het Vitality Data Platform (VDP) in de Verenigde Staten. Op het VDP wordt naast de activiteitengegevens ook je a.s.r. Vitality nummer opgeslagen, maar niet jouw naam of adresgegevens. Het VDP haalt periodiek de activiteitgegevens op waarvoor jij toestemming hebt gegeven en deelt op basis van jouw a.s.r. Vitality nummer deze gegevens met het platform in Frankfurt. Op basis hiervan worden de door jou verdiende punten toegekend en zie je dit terug in de a.s.r. Vitality app.

Als je je oriënteert om klant te worden of je wordt klant van a.s.r. Vitality dan verzamelen wij persoonsgegevens van jou. Dit doen wij bijvoorbeeld via cookies op onze website of wij vragen je om zelf persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Deze gegevens verstrek je zelf of jouw werkgever rechtstreeks aan ons, bijvoorbeeld via de website, e-mail of telefoon of via een adviseur/bemiddelaar (hierna: adviseur). Wij verwerken alleen gegevens als hier een wettelijke grondslag voor aanwezig is.

a. Cookies, contactgegevens en NAW
Welke gegevens we van jou verwerken is afhankelijk van het contact dat we met jou hebben:

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van jou. Naast de informatie die wij van jou krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van je werkgever of andere (externe) partijen, zoals andere entiteiten binnen ASR Nederland.

In dit laatste geval gaat het alleen om het koppelen van jouw lidmaatschap van a.s.r. Vitality aan een verzekeringspolis die je bij één van de andere entiteiten binnen ASR Nederland (zoals a.s.r., Ik kies zelf van a.s.r. en Loyalis) hebt lopen, zodat zij in staat zijn om, als je daar recht op hebt, een cashback uit te keren op de premie die je voor de verzekering hebt betaald.

We leggen in ons verwerkingsregister vast van welke bronnen we gegevens hebben ontvangen.

Wij gebruiken deze gegevens om met jou te kunnen communiceren, ervoor te zorgen dat je gebruik kunt maken van het a.s.r. Vitality programma en om te kunnen controleren of je een verzekering hebt lopen bij één van de andere entiteiten binnen ASR Nederland. Hieronder leggen we dit verder uit.

a. Voor de uitvoering van onze dienstverlening
We gebruiken jouw gegevens als je contact met ons op neemt of wij contact met jou opnemen, om te onderzoeken of je klant bij ons kunt worden of om wijziging(en) in je gegevens door te voeren.

Wij gebruiken je gegevens ook om vast te kunnen stellen of je recht hebt op de beloningen die wij vanuit a.s.r. Vitality aan onze deelnemers aanbieden. Dit betreft bijv. het invullen van gezondheidsvragen in de app van a.s.r. Vitality. Maar ook om op basis van je jaarlijkse resultaten, je status vast te stellen die mogelijk recht geeft op een cashback op je verzekeringspremie.

b. Risico’s verkleinen
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door:

• te zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden en controlevragen.
• het uitvoeren van een intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd.
• fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik op te sporen.

c. Marketingactiviteiten uitvoeren
We houden je graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via social media. Of met gepersonaliseerde advertenties op apps en sites van andere partijen en social media. Ook daarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens. Dit kunnen we doen door:

• het analyseren van de informatie of je wel of (nog) niet een verzekering bij ons hebt en/of het gebruik van cookies. Zie voor meer informatie hierover ons cookiebeleid.
• het verzamelen van jouw keuzes en zoekopdrachten als je bijvoorbeeld onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals de nieuwsbrief opent. En die analyseren we. Bijvoorbeeld jouw interesse om lid te worden van a.s.r. Vitality.

Wil je liever geen persoonlijke aanbiedingen ontvangen? Geen probleem, via de a.s.r. Vitality app kun je voorkeuren doorgeven en wijzigen. Daarnaast vind je onderaan de commerciële e-mails een afmeldlink, waarmee je je kunt afmelden.

d. Verbeteren en innoveren
We gebruiken jouw persoonsgegevens ook om onze producten en diensten te verbeteren. Dat doen we door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we met behulp van deze analyses:

• De oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen.
• Meten hoe klanten onze diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. En als dat nodig is: dingen verbeteren.
• Nieuwe diensten ontwikkelen.
• Rapportages maken van onze analyses en inzichten en daarmee informatiediensten op geaggregeerd niveau leveren. Waar mogelijk verwijderen we bij het opstellen van analyses de persoonsgegevens die we niet nodig hebben en zullen we gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anoniem maken.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van één van de onderstaande wettelijke grondslagen:

1. Je hebt toestemming gegeven. We vragen alleen toestemming als dat nodig is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming kun je deze toestemming altijd weer intrekken. Je kunt dit doen door contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch of via email.
2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst voor jouw lidmaatschap van a.s.r. Vitality, bijvoorbeeld het versturen van een welkomstmail waarmee je een code krijgt om de a.s.r. Vitality app te downloaden.
3. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo zijn we bijvoorbeeld verplicht om bepaalde gegevens te verwerken of bewaren om te voldoen aan de administratieplicht van onze financiële administratie.
4. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld wanneer we een onderzoek naar mogelijke fraude doen. Hierbij maken we een belangenafweging tussen het gerechtvaardigd belang van ons of van een derde en jouw belang. Deze belangenafweging leggen we vast en hierover informeren we je zoveel mogelijk.

Wij gaan zorgvuldig om met jouw gegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen. We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. De veiligheid van ons dataverkeer houden wij 24 uur per dag in de gaten. Daarnaast worden onze processen zo ingeregeld dat alleen die medewerkers die toegang moeten hebben tot bepaalde systemen, daarvoor toegang krijgen. In bepaalde gevallen (bijvoorbeeld voor toegang tot bijzondere persoonsgegevens) moeten medewerkers eerst een extra geheimhoudingsverklaring ondertekenen alvorens toegang te krijgen.

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij in overeenstemming met de regelgeving bepaald hoe lang wij jouw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een uitgebreid bewaartermijnenbeleid opgesteld.

Zolang je actief deelnemer bent van het a.s.r. Vitality programma hebben wij jouw persoonsgegevens nodig voor jouw deelname aan het programma. Een uitzondering daarop zijn de gegevens over jouw Whatsapp contacten met ons Service Team. Deze informatie verwijderen wij achttien maanden nadat je contact met ons hebt gehad via Whatsapp.

Voor de overige gegevens geldt dat we deze volgens onderstaande bewaartermijnen verwijderen nadat jij jouw lidmaatschap hebt beëindigd:

• Gegevens m.b.t. ingevulde vragenlijsten: 6 maanden
• Gegevens m.b.t. beweegactiviteiten: 6 maanden
• Financiële gegevens: 7 jaar
• Persoonsgegevens (niet-financiële gegevens): 6 maanden
• Gegevens m.b.t. behaalde weekdoelen: 6 maanden
• Gegevens over fietsritten in de a.s.r. Vitality Fietsapp: 3 maanden

Als jouw werkgever een verzekering heeft die gekoppeld is aan het a.s.r. Vitality programma, dan kan de adviseur van deze verzekering dezelfde informatie ontvangen als jouw werkgever. De adviseur ontvangt net als de werkgever nooit informatie over individuele deelnemers.

d. Adviseurs
Het lidmaatschap van a.s.r. Vitality kun je via een onafhankelijk adviseur afsluiten. Dit krijgt jouw adviseur te zien:

• Welke verzekeringen je hebt
• Of je wel of niet lid bent van a.s.r. Vitality

Gegevens over je gezondheid, of je wel of niet beweegt of je je weekdoelen wel of niet behaalt of hoeveel punten of beloningen je verdiend hebt krijgt jouw adviseur niet te zien. Ook weet een adviseur niet wat jouw a.s.r. Vitality Status is.

e. Dienstverleners en bedrijven waar we mee samenwerken
Om a.s.r. Vitality aan te kunnen aanbieden, werken wij samen met partners. Zij helpen ons bijvoorbeeld met het leveren van een beloning, het aanbieden van een evenement, sportles of challenge of het uitvoeren van de gezondheidscheck. Onze partners krijgen alleen gegevens van jou te zien indien zij deze nodig hebben om de door jou gewenste dienstverlening uit te kunnen voeren. 

De partners mogen jouw gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de door jouw gewenste dienstverlening. a.s.r. Vitality is hoofdverantwoordelijk voor het verwerken van jouw gegevens. Daarom zorgen wij ervoor dat het verwerken van jouw gegevens door onze partners gebeurt volgens de geldende wet- en regelgeving.

Als jij je zelf aanmeldt en een account aanmaakt bij een partner, kunnen zij jouw persoonsgegevens verwerken zodat je bijvoorbeeld kunt deelnemen aan een evenement of gebruik kunt maken van de webshop. In de privacyverklaring van de partner lees je dan hoe zij met jouw gegevens omgaan. 

Een partner en a.s.r. Vitality kunnen onderling jouw persoonsgegevens uitwisselen om ervoor te zorgen dat je punten krijgt of een beloning kunt verzilveren. Deze uitwisseling vindt alleen plaats als je een account hebt aangemaakt of je hebt aangemeld bij de specifieke partner.

f. De overheid
Soms zijn wij wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens door te geven aan de overheid.

g. Derden partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Als we gegevens delen met een dienstverlener in een land buiten de EER, dan maken we daarmee afspraken om ervoor te zorgen dat wij en zij voldoen aan de regels van de AVG. Dit zijn o.a. afspraken over het gebruik en de beveiliging van de gegevens. Wij maken gebruik van de Standard Contractual Clauses; dat is een door de Europese Unie goedgekeurde model waarin is overeengekomen dat er sprake is van een voldoende beschermingsniveau voor het beveiligen van persoonsgegevens.

h. Onze verwerkers voor de a.s.r. Vitality Fietsapp: Social Brothers en Mobidot
Het beheer en de doorontwikkeling van de a.s.r. Vitality Fietsapp en de verwerkingen van persoonsgegevens in deze app, worden in opdracht van a.s.r. Vitality uitgevoerd door Social Brothers en Mobidot. Zij zijn hiermee verwerker voor a.s.r. Vitality. a.s.r. Vitality is verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens. Met beide partners hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.
 
De a.s.r. Vitality Fietsapp zorgt ervoor dat ook normale fietsritten geregistreerd kunnen worden en je daarvoor ook punten kunt verdienen. De app bepaalt door middel van bewegingssensoren en locatiegegevens of een verplaatsing een fietsrit is. Alle gegevens die Social Brothers en Mobidot van jou verzamelen en verwerken worden opgeslagen in Nederland. Alleen Social Brothers en Mobidot hebben toegang tot de door jou gedeelde locatiegegevens, deze worden niet met ons of Discovery Groep gedeeld. 

Op het moment dat jij de a.s.r. Vitality fietsapp koppelt aan de a.s.r. Vitality app, dan geef je toestemming aan de fietsapp om gegevens over jouw fietsritten te delen met a.s.r. Vitality. Het gaat alleen om je a.s.r. Vitality nummer, de datum van de fietsrit, de gemiddelde snelheid en het aantal afgelegde kilometers. Dit gaat via het Vitality Data Platform (VDP) in de Verenigde Staten. Het VDP haalt periodiek de fietsgegevens op en deelt op basis van jouw a.s.r. Vitality nummer deze gegevens met het platform in Frankfurt. Op basis hiervan worden de door jou verdiende punten toegekend en zie je dit terug in de a.s.r. Vitality app. In de fietsapp zie je de afgelegde fietsritten in de laatste drie maanden.

a. E-mail
Wij communiceren met jou over het Vitality programma via e-mail. Het is mogelijk om je voor bepaalde e-mails af te melden, dit doe je door op de afmeldlink onderaan de e-mail te klikken.

b. Social Media
Je kunt er voor kiezen om met ons te chatten, contact op te nemen via onze social-mediapagina’s zoals Facebook en Instagram of via WhatsApp. Als je ons benadert via één van deze kanalen, bewaren wij de gegevens die je via deze kanalen aan ons verstrekt in een beveiligde omgeving. Om te kunnen reageren op persoonlijke vragen in jouw social-mediabericht vragen wij in een persoonlijk bericht (direct message of e-mail) om jouw contactgegevens met ons te delen. Wij kunnen dan controleren of we met de juiste persoon in gesprek zijn.

Op de gegevens die wij van je krijgen via deze platforms is deze privacyverklaring van toepassing. Het gebruik van social media is jouw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de wijze waarop social-mediaplatforms omgaan met de door jou verstrekte persoonsgegevens. We wijzen je erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. Daardoor is mogelijk andere privacywetgeving dan de AVG van toepassing. We raden je aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen te raadplegen voor meer informatie over de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken.

Een aantal instanties houdt toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken:

• De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de AVG
• De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht op de naleving van de Wet op de Telecommunicatie (onder andere cookies en direct marketing)
• De Nederlandsche Bank (DNB) en Autoriteit Financiële markten (AFM) houden in het algemeen toezicht op de financiële sector (onder andere het klantbelang)
• De Functionaris Gegevensbescherming is onze interne toezichthouder.

De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om up-to-date te blijven. Wij doen dit bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak. Wij raden je daarom aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan een van onze websites. Wij zullen je ook actief informeren over wijzigingen in deze privacyverklaring door middel van een pop-up banner, mail of nieuwsbericht op de website of via de a.s.r. Vitality app.

We collect your personal data when you’re interested in becoming an a.s.r. Vitality member of when you are a member of a.s.r. Vitality. We collect your data for example  via cookies on our website or when we ask you to  share your personal data with us. We receive this information directly from you or from your employer, , for example via the website, e-mail or telephone or via an adviser or intermediary (hereinafter: adviser). We only process personal data if we have a legal basis for doing so.Cookies, contact details, name and address.

Which data we process depends on the contact we have with you:
We use cookies to analyze your visit to our website and to monitor the use of our app.  When you request information from us, we will ask for your contact details so that we can send the requested information to you.If you become an a.s.r. Vitality member, we will need at least the following details from you: name, sex, date of birth, address, zip code, domicile, telephone number, e-mail address and IBAN. We use this information for the performance of execute the contract with you.

Financial data
If you are an a.s.r. Vitality member (not participation via you employers contract) we process your IBAN. We use this to collect the membership fee. When you want to receive cashback on the purchase of an activity tracker, you give us specific consent to use your IBAN to pay / transfer the cashback on the activity tracker.

Additional data
In addition to name and address details and any required financial details, we also ask for your gender and date of birth. We use your gender to set up the a.s.r. Vitality app and to be able to address you correctly. We use your date of birth to check if you meet the age limit of 18 years to and to assess whether you can participate in the program. We also use your age to determine your a.s.r. Vitality age. If you participate in a.s.r. through your employer. Vitality, we will also process your employee number. We receive this number from your employer for the registration process of employees.

Special categories of personal data
When you are an a.s.r. Vitality member we also processes special categories of personal data. This is personal data referring to your health. Before you share special categories of personal data with us, you must give us your explicit consent (informed consent). Only then may we process this data. Without consent, we are not permitted to process your health data nor will you be able to participate in the a.s.r. Vitality program.When you want to claim rewards and/or you complete questionnaires and/or you have the a.s.r. Vitality Health Check carried out, you can choose, as a.s.r. Vitality member, to share the following special categories of personal data with us:

• (sports) activities (1*)
• location data (by using the a.s.r. Vitality Cycling app)
• lifestyle
• eating habits
• blood pressure
• heartbeat
• cholesterol
• BMI & waist size
• whether or not you smoke and/or have smoked

When you share this information with us, you can qualify for the weekly and monthly rewards. Furthermore, we automatically process this data in order to determine your a.s.r. Vitality age, to ascribe points towards your Vitality status and to provide tips on a healthy lifestyle and diet.

The processing of this special categories of personal data only takes place within the legal entity of a.s.r. Vitality and these special categories of personal data are not shared with other entities within ASR Nederland.

(1*) When you link an app (such as Apple Health or Samsung Health) or an activity tracker (such as an Apple Watch or Fitbit) to the a.s.r. Vitality app, we receive information about your (sports) activities. We use this information to ascribe points for your performance.

The use of any app or activity tracker is your own responsibility. This privacy statement does not apply to privacy practices of  these apps or activity trackers or the way they handle your personal data. Please note that many of the providers of these apps or activity trackers are established outside the European Union and may store data outside the European Union. As a result, other privacy legislation than the AVG/ GDPR may apply. We encourage you to read the privacy statement of these suppliers for more information on how they process your data and any rights you may have.

By using the a.s.r. Vitality Cycling app the location data will remain in The Netherlands. With Discovery Group, only your a.s.r. Vitality number, the date of the bike ride, the average speed and the number of kilometers traveled will be shared.

We process data concerning the contact you have had with us:

• What was the contact about (product, advice, offer, service call, message, complaint, information)?
• When was the contact and with whom?
• How (by phone, mail, chat, our website, e-mail, newsletter, app, advisor, web care team).

We use this data to see what we have discussed with you previously. We can save this data in the member file, which helps us to help you more effectively at a next contact. We also use this information to improve our service.

Recording and storage of phone calls
We record and store chat and phone calls for training and coaching purposes, to monitor transactions, prevent fraud and to comply with legal obligations. Recorded conversations are not kept longer than necessary. Conversations recorded for training and coaching purposes are saved for four weeks.If a call was recorded and is still available, in the event of a dispute regarding the content of the recorded call, you have the right to listen to the recording or to receive a transcript of the recording.

We use this data to be able to communicate with you, to ensure that you can use the a.s.r. Vitality program efficiently and to be able to check whether you have an insurance policy with one of the entities of ASR Nederland. This is explained in more detail below.

To provide our services
We use your personal data when you contact us or when we contact you, to investigate the possibility of you becoming one of our members or to make any changes to your data. We also use your data to be able to establish whether you are entitled to the rewards offered to our a.s.r. Vitality members. For example when you fill in the health questionnaire in the a.s.r. Vitality app. We also use your personal data to determine your status, based on your annual results, which may give you the right to a cashback on your insurance fee.

Reducing risks
We also use your personal data to reduce risks, for example by:ensuring appropriate security. Consider usernames, passwords and control questions,conducting an internal quality survey to identify possible problems and risks and to check whether legislation is properly implemented.Also the detection of fraud, exploitation and improper use.

Marketing activities
We like to keep you updated. For example with e-mails, newsletters, offers on our website or via social media. Or with personalized advertising on third-party apps and sites and social media. 

We can do this by:

• analyzing the information whether or not you have insurance with us (yet). We also make use of cookies for this purpose. For more information, please see our cookie policy.
• collecting your choices and searches when, for example, you visit our website or apps and open e-mails such as the newsletter. We  analyze them. For example, your interest in becoming an a.s.r. Vitality member.

Would you prefer not to receive personal commercial offers? No problem, you can modify your preferences via the a.s.r. Vitality app. You can also find an unsubscribe link at the bottom of our e-mails.

Improve and innovate
We use your personal data to improve our products and services. This is achieved by combining and analyzing the data. This analysis gives us to new ideas and  solutions. This analysis allows us to:

• Resolve the cause of complaints, improve pages and forms on the website and speed up processes.
• Measure how clients use our services and show us the results of a campaign. And if necessary: improve things.
• Develop new services.
• Create reports from our analyses and insights and provide information services at an aggregate level. Wherever possible, we will remove personal data that is not needed when preparing analyses and we will bundle data to a certain abstraction level (aggregation), encrypt (pseudonymization) or anonymization.

We process your personal data on the basis of one of the following legal basis:

1. You have given consent.
   We only ask for consent if this is necessary for the processing of your personal data. If we process your personal data on the basis of your consent, you are always able to withdraw your consent. To withdraw your consent contact us by e-mail of phone.
2. The processing is necessary for the performance the contract of you a.s.r. Vitality membership, for example when sending a welcome e-mail providing you with the necessary code to allow you to download the a.s.r. Vitality app.
3. The processing is necessary in order to comply with legal obligations.
   For example, we are required to process or retain certain data in order to comply with the record keeping requirements of our financial administration.
4. The processing is necessary for the protection of  legitimate interests, such as during the investigation of a possible fraud. In doing so, we weigh our interests or the interests of third parties against your interest and your right to privacy.

We do not keep your data for any longer than is necessary. In some cases, the law determines how long we may or are required to retain data. In other instances, we determine for how long we need your data in accordance with current legislation. We have drawn up an extensive retention period policy in these cases.

As long as you are an active member in the a.s.r. Vitality program, we need your personal data for your participation to the program. An exception to this is information about your WhatsApp contacts with our Service Team. We delete this information eighteen months after your contact with us.

For the remaining data, we apply these retention periods after your membership has ended:

• Data on completed questionnaires: 6 months
• Data on exercise activities: 6 months
• Financial data: 7 years
• Personal data (non-financial data): 6 months
• Data on achieved weekly goals: 6 months
• Data on bicycle rides in the a.s.r. Vitality Cycling app: 3 months

We only share personal data with other companies when this is permitted by law and if it is necessary for the performance of a contract and for aour business operations.

ASR Nederland N.V.
We may share your personal data with one of the other ASR Nederland NV entities. We only share information with other ASR Nederland entities in order to link you a.s.r. Vitality membership to your insurance policy. This is  necessary to determine whether you already have an insurance with us, because this is a condition for being a member of a.s.r. Vitality and is necessary for the other entity to be able to pay out the cashback on your insurance. For the rest, the data of a.s.r. Vitality is not shared with other entities within ASR Nederland. Your details will never be used for the acceptance of your insurance application, the determination of the amount of your insurance fee, access to care or the assessment of a claim.

Discovery Group
See chapter 1 working partnership with Discovery Group

Employers
Are you an a.s.r. Vitality member via your employer? Then it is good to know what your employer can and cannot see with regards to your personal data:

1. Your employer will not receive any information regarding your health, whether or not you exercise, whether you meet your weekly or monthly goals, or how many points and rewards you have earned.
2. Your employer cannot see which a.s.r. Vitality Status you have achieved. Your employer will receive a monthly report supplying the average status of all employees taking part in the a.s.r. Vitality program.
3. This average is based on the amount of Vitality Points all participating employees have accumulated. Furthermore, employees' points with a higher Vitality Status are also valued more highly. This average status determines how much cashback your employer receives on their insurance policies at one of the ASR Nederland NV entities.
4. Only when 15 or more employees participate in the a.s.r. Vitality program your employer will see the following: the number of participants (male/female), the number of participants per Vitality Status, the average age of the participants and the average Vitality age. The limit of 15 employees has been chosen to ensure that the employer cannot trace the data back to one specific employee.

Please note do you work for an employer with less than 15 employees? It is possible that average status and/or the amount of cashback your employer receives on his insurance at one of the other ASR Nederland entities may give the employer a rough picture / indication of the Vitality status of its employees.

If your employer has an insurance that is linked to the a.s.r. Vitality program, the adviser of this insurance can receive the same information as your employer. Like the employer, the advisor never receives information about individual participants.

Advisors
It is also possible that you apply for an a.s.r. Vitality membership via an independent advisor. This is what your advisor will see:

1. What insurances you have
2. If you are an a.s.r. Vitality member

Your advisor will not receive any information regarding to your health, whether or not you regular exercise, whether or not you meet your weekly goals, or how many points or rewards you have earned. Your advisor does not know your a.s.r. Vitality Status.

Service providers and companies we work with
We cooperate with different partners to offer our a.s.r. Vitality program. They help us, for example, by providing rewards, offering an event, sports lesson or challenge or by carrying out health checks. Our partners will only see your data if they need it in order to provide the services you have requested.

The partners can only use your data to provide the service you desire. a.s.r. Vitality is primarily responsible for the processing of your data. We ensure that the processing of your data by our partners only takes place in accordance with the applicable laws and regulations.

If you register yourself and create an account with a partner, they can process your personal data so that you can, for example, participate in an event or use the webshop. In the privacy statement of the partner you can read how they handle your data.

A partner and a.s.r. Vitality may exchange your personal data between themselves to ensure that you receive points or redeem a reward. This exchange will only take place if you have created an account or registered with the specific partner.

The government
Sometimes we are required by law to share certain personal data with the government.

Third parties outside the European Economic Area (EEA)
If we share data with a service provider in a country outside the EEA, we will make arrangements with them to ensure that they comply with the rules of the AVG/ GDPR.
The contacts include arrangements on the use and security of the data. We use of Standard Contractual Clauses; this model is approved by the European Union by which an adequate level of protection for the security of personal data is created.

Our processors for the a.s.r. Vitality Cycling app: Social Brothers and Mobidot
The management and further development of the a.s.r. Vitality Cycling app and the processing of personal data in this app is commissioned by a.s.r. Vitality performed by Social Brothers and Mobidot. They are therefore a processor for a.s.r. vitality. a.s.r. Vitality is the controller for all personal data. We have concluded a processing agreement with both partners.

The a.s.r. Vitality Cycling app ensures that bicycle rides can be registered and you can earn points for this. The app determines whether a movement is a bicycle ride by means of motion sensors and location data. All data that Social Brothers and Mobidot collect and process from you are stored in the Netherlands. Only Social Brothers and Mobidot have access to the location data you share, it is not shared with us or Discovery Group.

The moment you enter the a.s.r. Vitality Cycling app links to the a.s.r. Vitality app, then you give permission to the bicycle app to share data about your bicycle rides with a.s.r. vitality. It's all about your a.s.r. Vitality number, the date of the bike ride, the average speed and the number of kilometers covered. This is done via the Vitality Data Platform (VDP) in the United States. The VDP periodically collects the bicycle data and shares it on the basis of your a.s.r. Vitality numbers this data with the platform in Frankfurt. Based on this, the points you have earned are awarded and you can see this reflected in the a.s.r. Vitality app. In the cycling app you can see the bicycle rides made in the last three months.

As a member of the a.s.r. Vitality program, you may have the right to access, rectify, delete, restrict the processing, transfer, object and withdraw given consent for use of personal data. You can read what these rights are and how you can exercise them below.

Submit a request
You can use your rights by contacting us at: mail@vitality.nl. 

1. Access and rectification
   You may ask us whether we process your personal data, and if so which data this concerns. If the data is incorrect you have the right of correction (rectification). First and foremost, you can view or correct your data in the a.s.r. Vitality app or you can contact us via the usual channels (including chat, WhatsApp). We ask verification questions to establish your identity.
   
   
2. Having data deleted and the right to be 'forgotten'.
   
   • You may have the right to have data deleted and the right to be ‘forgotten’ when: the personal data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or otherwise processed.
   • you have withdrawn your consent to the processing of your personal data
   • you raise a valid objection to the processing
   • your personal data has been processed by us in an unlawful manner
   • there is a legal obligation to delete the personal data
   The right to be forgotten is not an absolute right. We don’t always have to do that, and sometimes we are not allowed to do that either. When your request is not based on any of the above grounds, or (i) to exercise the right to freedom of expression and information; (ii) to comply with a legal obligation; or (iii) for the establishment, exercise or substantiation of a legal claim.
   
   If we do not comply with your request to have your personal data deleted, we will inform you about our reasons.
   
   
3. Restriction of processing
   If you believe that we are processing your personal data unlawfully or that the data we are processing is incorrect, you can request to restrict the processing.
   This means that we temporarily won’t process your personal data.
   
   
4. Transfer of data (data portability)
   You have the right to receive a copy of the personal data you have previously provided to us in the context of a contract with us or with your consent. This only applies to personal data that we have received from you and not data that we have received from third parties. The purpose of this right is to enable you to easily transfer this data to another party.
   
   
5. Right to object
   When we process your data on the basis of our legitimate interests or the legitimate interest of a third party, you have the right to object to the processing of your personal data. In this case we will no longer process your data, unless there are compelling legitimate grounds for processing or which outweigh or relate to the establishment, exercise or substantiation of a legal claim.
   
   
6. Unsubscribe from personal offers
   You have the right to unsubscribe from newsletters or personalized offers relating to our products. Commercial offers always provide an unsubscribe option.

A number of authorities oversee how we process personal data:

• The Dutch Data Protection Authority   (AP); monitors compliance with the AVG (GDPR)
• The Authority for Consumers and Markets (ACM); supervises compliance with the Telecommunications Act (including cookies and direct marketing)
• The Dutch Central Bank (DNB) and the Netherlands Authority for the Financial Markets (AFM) generally supervise the financial sector (including the interests of members)
• The Data Protection Officer is our internal supervisor.